Plantilla de inventario, ventas y compras en Excel gratis

Lleva un registro de productos, compras y ventas con esta plantilla de inventario en Excel gratis. Elige clientes y proveedores desde listas desplegables y consulta las existencias calculadas a partir del stock inicial, las compras y las ventas registradas.

La descarga es gratuita e incluye un archivo .xlsx con ocho pestañas y una guía de uso en un ZIP. El libro no contiene macros y se entrega sin registros de ejemplo. No necesitas comprar un producto premium para obtenerlo.

Qué incluye la plantilla

• Contactos: listas separadas de clientes y proveedores, con nombre, teléfono y correo.
• Productos: catálogo de productos físicos y servicios, precio orientativo, stock inicial y mínimo.
• Ventas: fecha, cliente, artículo, cantidad, precio capturado y estado de pago. Calcula el importe por línea.
• Compras: registro de mercancía recibida, con proveedor, producto, cantidad, costo y estado de pago.
• Inventario: existencias automáticas y avisos de reposición o stock negativo. Los servicios quedan fuera.
• Caja: captura manual de cobros y pagos reales, con saldo acumulado.
• Precios: calculadora individual de costo, gastos, margen sobre venta e impuesto.
• Reportes: ventas y compras del año, una gráfica mensual por tipo y otra con los cinco productos más vendidos por unidades.

Hay espacio preparado para 200 clientes, 200 proveedores, 200 artículos y 200 filas en cada registro de ventas, compras y caja. Ampliar esa capacidad requiere ajustar tablas, listas y fórmulas; añadir filas por sí solo no garantiza que se incluyan en los cálculos.

Cómo se actualiza el inventario

El cálculo es stock inicial + compras válidas − ventas válidas de productos. No tienes que copiar cada operación a Inventario: esa pestaña consulta los registros mediante fórmulas.

Por ejemplo, si comienzas con 10 cuadernos, recibes 5 y vendes 4, quedan 11. Una venta adicional de un servicio no cambia esas existencias. Este es un ejemplo ficticio para explicar el funcionamiento, no un resultado comercial.

Pendiente significa pendiente de pago, no de entrega. Las operaciones Pagado y Pendiente afectan al stock. Anulada queda fuera del cálculo y revierte su efecto sobre las existencias. Registra compras cuando recibas la mercancía y ventas cuando entregues los productos.

El inventario considera todas las fechas registradas. Cambiar el año de Reportes no cambia las existencias ni permite consultar un inventario histórico a una fecha de corte.

Cómo empezar a usar el archivo

1. Conserva una copia vacía. Extrae el ZIP y abre el libro en tu editor de hojas de cálculo.
2. Completa Contactos. Usa un nombre único para cada cliente y cada proveedor dentro de su lista.
3. Prepara Productos. Distingue productos físicos de servicios. En productos, indica stock inicial y mínimo, aunque sean cero.
4. Registra compras y ventas. Selecciona los nombres de las listas y escribe cantidades y precios. El precio orientativo del catálogo no reemplaza el precio capturado en cada operación.
5. Revisa Control. Corrige las filas incompletas o referencias inválidas antes de utilizar los totales. Las operaciones que no son válidas se excluyen de los cálculos.
6. Consulta Inventario y Reportes. Revisa los avisos de stock y selecciona el año que quieras analizar.
7. Registra el efectivo en Caja. Introduce el saldo inicial y cada cobro o pago real una sola vez.

Escribe en las celdas amarillas y conserva las fórmulas de las grises. No borres ni cambies nombres o tipos del catálogo que ya se utilicen en operaciones: las relaciones dependen de esos nombres. Cambiar un precio orientativo sí permite conservar los importes capturados anteriormente.

Reportes de ventas y productos más vendidos

La gráfica mensual separa los importes vendidos de productos y servicios. El ranking muestra hasta cinco productos físicos por unidades vendidas durante el año elegido; la tabla también incluye sus importes. Las operaciones anuladas y las filas inválidas no se cuentan.

Los importes de ventas no equivalen a cobros ni a ganancias. Los avisos de reposición usan el inventario acumulado, aunque hayas seleccionado otro año para los reportes.

Qué debes tener en cuenta

• Caja no se llena automáticamente: marcar una venta o compra como Pagado no crea un cobro o gasto. El estado de pago es manual y no se concilia con Caja.
• No gestiona abonos ni devoluciones parciales: anular una operación no elimina dinero ya registrado. Un reembolso real debe anotarse por separado.
• No bloquea ventas por falta de stock: muestra una alerta de existencias negativas para que revises los datos.
• No es un sistema de facturación: no emite comprobantes fiscales, notas de crédito ni calcula contabilidad de doble partida.
• Una moneda por libro: no convierte divisas ni desglosa impuestos en ventas o compras. La calculadora de precios es independiente y no actualiza el catálogo.
• Fórmulas editables: no están protegidas con contraseña. Evita borrarlas y guarda copias de respaldo.

Descarga gratuita y compatibilidad

Utiliza el botón de descarga de esta página para obtener el ZIP con el libro y su guía. Necesitas una aplicación que abra archivos .xlsx; la descarga no incluye una licencia de Microsoft Excel.

Se comprobaron las fórmulas y relaciones mediante el motor de generación y una revisión del archivo exportado. No se ha verificado su apertura y recálculo en Excel de escritorio. Haz primero una prueba con datos ficticios en tu aplicación antes de usar información real. No se garantiza el mismo comportamiento en otros editores.