Plantilla de orden de compra en Excel gratis

Prepara un pedido para tu proveedor con esta plantilla de orden de compra en Excel gratis. Puedes indicar qué artículos necesitas, sus cantidades y precios, la dirección de entrega y las instrucciones de envío. El archivo calcula los importes por línea, el subtotal y el total.

La descarga es un archivo .xlsx con una sola hoja y 18 líneas de artículos. No requiere comprar un pack ni hacer una donación. La imagen de esta página muestra el mismo formato superpuesto, no tres plantillas diferentes.

Qué incluye el formato de orden de compra

• Datos del comprador: nombre de tu empresa, dirección y contacto.
• Proveedor y destino: bloques VENDEDOR y ENVÍE A para identificar a quién compras y dónde recibirás el pedido.
• Identificación y entrega: número de orden, fecha, solicitante, vía de envío y condiciones.
• Detalle de artículos: código, descripción, cantidad, precio unitario y total por línea.
• Resumen: subtotal, importe de impuesto, envío, otros cargos y total final.
• Comentarios: espacio para instrucciones especiales y contacto.

Introduces los datos directamente en la hoja. No incluye catálogo de productos, base de proveedores, numeración consecutiva automática, control de inventario ni registro automático de pedidos.

Cómo llenar la orden de compra en Excel

1. Guarda una copia del original. Así podrás empezar otro pedido sin conservar datos del anterior. Usa un nombre reconocible, por ejemplo OC-001-proveedor.xlsx.
2. Completa tu empresa y proveedor. Sustituye los textos entre corchetes. VENDEDOR corresponde al proveedor; ENVÍE A es el destinatario y la dirección de entrega, que pueden ser distintos de tu domicilio comercial.
3. Asigna el número y revisa la fecha. OC # es manual. La fecha de G2 usa TODAY() o HOY(), por lo que puede cambiar al recalcular o abrir el archivo otro día. Para conservar la fecha de emisión, reemplázala por una fecha fija en tu copia.
4. Especifica la entrega. El campo REQUISAR identifica al solicitante y EMBARCAR VÍA indica el medio de envío. Completa las condiciones acordadas con el proveedor; no copies términos como F.O.B. si no forman parte de ese acuerdo. Puedes ampliar las instrucciones en Comentarios.
5. Introduce los artículos. En las filas 20 a 37 escribe código, descripción, cantidad en la columna E y precio unitario en F. La columna G multiplica cantidad por precio. Una cantidad vacía produce cero: escribe siempre la cantidad.
6. Revisa los cargos finales. El impuesto de G39 es un importe que debes introducir, no una tasa porcentual. En G40 escribe el costo de envío y en G41 otros cargos, si corresponden. El total suma estos importes al subtotal.

No reemplaces las fórmulas de G20:G38 ni G42 por cifras escritas a mano. Revisa también el marcador [42] que aparece en E38: es un texto de ejemplo, no un cálculo de unidades. Puedes borrarlo en tu copia si no lo necesitas.

Ejemplo de orden de compra con dos artículos

El archivo incluye estas dos líneas de ejemplo. Los nombres son demostrativos y todos los importes deben estar en una misma moneda.

Subtotal: 2.250,00 + 75,00 = 2.325,00. Con impuesto, envío y otros cargos en cero, el total también es 2.325,00. Si introduces 25,00 en Envío y mantienes los demás cargos en cero, el total será 2.350,00.

Los ceros del ejemplo no indican que tu compra esté exenta de impuestos. Antes de enviar el pedido, revisa los importes acordados. Escribir 13 % en la celda IMPUESTO no hará que la hoja calcule el 13 % del subtotal: esa celda espera el importe monetario.

Cómo guardar, imprimir y enviar el pedido

Guarda un Excel separado por orden, con su número y proveedor en el nombre. El área de impresión definida es A1:G48. Revisa la vista de impresión después de cambiar textos, tamaño de papel o márgenes para comprobar que no se corta información.

Si tu editor permite exportar a PDF, revisa esa copia y envíala al proveedor cuando no necesite editar el documento. El archivo no envía correos ni archiva pedidos automáticamente. Antes de cerrar la orden, conserva su fecha fija y una copia del documento enviado.

Cuándo usar la gratuita y cuándo revisar el pack premium

La gratuita sirve si quieres escribir un pedido directamente en una sola hoja. Ya incluye los cálculos básicos; no necesitas pagar para obtenerlos.

El Pack Órdenes de Compra Pro ofrece diez archivos con distintas presentaciones. Cada uno incluye hojas de Configuración, Proveedores y Productos para reutilizar datos mediante búsquedas, además de Orden de Compra, Registro OC y Guía.

Su Registro OC se completa manualmente: crear una orden no la añade automáticamente al registro. Los archivos del pack funcionan por separado y no actualizan tus existencias. Revisa las capturas y el contenido del pack antes de elegir; la descarga gratuita sigue siendo independiente.

Dudas antes de usar la plantilla

¿Es lo mismo que una cotización o una orden de trabajo?

No cumplen la misma función. Esta hoja sirve para detallar un pedido al proveedor. Si quieres presentar precios a un cliente, consulta la plantilla de cotización en Excel. Para describir un trabajo que se realizará, revisa el formato de órdenes de trabajo.

¿Puedo agregar más de 18 artículos?

Puedes editar la hoja, pero insertar filas requiere comprobar las fórmulas de cada nueva línea, el rango del subtotal y el área de impresión. El formato descargado está preparado para 18 líneas.

¿Necesita macros o funciona en cualquier programa?

El archivo .xlsx no incluye macros. Necesitas un editor que abra ese formato; no incluye una licencia de Excel. Si utilizas otro programa, revisa cálculos e impresión antes de enviar tu primer pedido. No se ha comprobado su funcionamiento en todos los editores.

¿Por qué el importe de un artículo aparece en cero?

Comprueba que cantidad y precio sean números y que ambos estén completos. Revisa que no hayas borrado la fórmula de la columna G. Si la fecha cambia, recuerda que la original usa la fecha del día: guarda una fecha fija para archivar el pedido.