Formato de Ordenes de Trabajo

 El formulario de órdenes de trabajo  es gratuito,  profesional, simple, fácil de usar, y las plantillas de hoja de cálculo totalmente personalizables. Tú puedes utilizarlos para procesar las órdenes de reparación, órdenes de trabajo y órdenes de servicio. La plantilla de la orden de trabajo captura los datos del cliente y del trabajo a realizar, en donde se resume el trabajo y los materiales utilizados para completar la estimación o presupuesto por el trabajo realizado. Los totales y los impuestos se calculan de forma automática; todo lo que tiene que introducir, solo  son cantidades, costos unitarios, las tasas de impuestos y otros cargos. Continúa leyendo a continuación para ver cómo se pueden utilizar estas órdenes de trabajo internamente, en un negocio, organización o empresa.

 ¿Qué es una orden de trabajo?

Una orden de trabajo, también conocida como  fichas de trabajo, recibo de trabajo o servicio es un documento recibido por una organización de un cliente externo, u otro departamento interno de esa organización, que describe el trabajo a realizar y / o productos que deben realizar. El Formulario de órdenes de trabajo es generalmente personalizado para incluir más detalles que una orden de compra básica. Una orden de trabajo es usado a veces como una factura cuando se trabaja con los clientes externos.

Descripción

La Plantilla de formulario de orden de trabajo es un archivo de Excel que contiene dos formas de órdenes de trabajo separadas (como fichas de hoja de cálculo por separado). Ver los ejemplos de trabajo y el  formulario de pedido.

Cada orden de trabajo es completamente adaptable y orientado principalmente hacia el servicio, reparación y mantenimiento.  Ver nuestra forma de orden de compra si desea crear un pedido de cliente.

La plantilla de formulario de orden de trabajo básico que se muestra más arriba es ideal para trabajos pequeños o armar una estimación de trabajo o una cotización. Este modelo de orden de trabajo es gratuito, lo puedes descargar libremente y realizar las modificaciones que consideres oportunas para tu negocio o empresa.

Uso de los formularios de órdenes de trabajo

 Cualquier valor dentro de corchetes [] está destinado a ser reemplazado con su empresa o información del cliente. Todo en la orden de trabajo es completamente personalizable. Sólo hay unas pocas células que contienen fórmulas que se debe tener cuidado de no echar a perder (como los totales de línea, subtotales, cálculo de impuestos, y el total general). A continuación se describen algunos campos utilizados en las órdenes de trabajo:

 [Nombre de la empresa / Logo]: Introduce el  nombre de la empresa y / o insertar una imagen de tu logotipo.

Cobrar a: El nombre y dirección del cliente que se facturará por este trabajo. Esta información es por lo general vinculada a un identificador de cliente específico.

 Enviar a: El nombre y la dirección donde los productos terminados serán enviados.

O.T. #: Una serie de órdenes de trabajo único que se utiliza para identificar el trabajo. Debes indicar en el formulario de orden de trabajo que toda la correspondencia debe incluir el documento OT #.

 Trabajo: Una descripción de la emisión o el trabajo con los detalles suficientes para completar el trabajo. En la forma de órdenes de trabajo avanzada, se puede introducir una descripción general corta, seguida de una descripción más detallada que pueda identificar la marca / marca / modelo del elemento a ser reparado.

Cant (cantidad): Esta columna se puede utilizar para introducir el número de horas o cantidad de piezas o materiales utilizados para el trabajo.

 Impuesto: La forma básica de orden de trabajo incluye una columna para indicar (mediante la introducción de una «x») qué líneas están sujetas a impuestos.

Tasa de impuestos: Consultar a las leyes fiscales locales y estatales para determinar la forma de trabajo y / o de las ventas deben ser gravados. La plantilla de orden de trabajo avanzado le permite establecer una tasa impositiva diferente para la mano de obra y materiales.

 Imponible: La plantilla básica de órdenes de trabajo calcula la suma de las cantidades que son pasivos que utilice una fórmula de cálculo SUMAR.SI. El impuesto se calcula multiplicando la base imponible por el tipo impositivo.

Otros: El último campo antes de que el total puede ser utilizado para la inclusión de un descuento u otros tipos de cargas. Debe cambiar la etiqueta de «descuento» o algo que describe lo que el cargo es para.

Consejo: Después de introducir tu información específica de la empresa, puedes guardar la hoja de cálculo personalizada como un archivo de plantilla, para tenerlo listo el acceso directo como  una orden de trabajo pre-diseñado, esto con el objetivo de tenerlo a la mano para la elaboración de futuras ordenes de trabajo, sin tener que preocuparse acerca de la modificación del accidente plantilla de orden de trabajo original. También es una buena idea guardar una copia de seguridad de la plantilla de la orden de trabajo en blanco personalizado.

La modificación de las órdenes de trabajo para uso interno

Las plantillas de órdenes de trabajo son gratis y pueden ser fácilmente modificadas para ser utilizados internamente como una orden de trabajo de tu empresa o una orden de trabajo de mantenimiento. Sólo tiene que sustituir el [Nombre de la empresa] con [Departamento], [Dirección] con [Número de edificio / habitación] y [Ciudad, Estado, postal] con [Número de cuenta]. A continuación, obtener otros para presentar sus órdenes de trabajo para usted, utilizando el formulario de nueva orden de trabajo.

El uso de una orden de trabajo como recibo

Si bien es común el uso de órdenes de trabajo para uso interno, a continuación, factura o cuenta su cliente usando una forma diferente, una orden de trabajo a menudo se puede utilizar para facturar directamente a sus clientes. En una empresa de servicios o mantenimiento, una orden de trabajo a menudo se genera internamente (después de una llamada telefónica o un envío de formularios en línea). A continuación, la persona de servicio o mantenimiento recibiría una forma de orden de trabajo impresa para llevar a la ubicación del sitio. Entonces, después de completar el trabajo, el cliente inspeccionar el trabajo, firmar la orden de trabajo completado, y pagar con un cheque allí mismo, en el acto.

Si un cliente prefiere a facturar más tarde, la orden de trabajo se podría convertir en una factura, simplemente cambiando la etiqueta de «orden de trabajo» a «Factura» y añadiendo un campo Factura #.

Gestión de órdenes de trabajo

Nuestros formularios de órdenes de trabajo libre son ideales para empresas y departamentos que sólo procesan unas pocas órdenes de trabajo por día. Pero, incluso en ese volumen, puede ser difícil hacer un seguimiento del estado de cada orden de trabajo. Es cierto que, si se procesa un número significativo de órdenes de trabajo de cada día, un sistema basado en la plantilla puede no ser ideal.

Existen numerosos paquetes de software de orden de trabajo en el mercado, muchos de ellos adaptado a mercados específicos, tales como órdenes de trabajo de mantenimiento, órdenes de trabajo, órdenes de trabajo y órdenes de trabajo de reparación del servicio de envío. Muchos MRP (planificación de necesidades de materiales) CMM (gestión del mantenimiento) y los sistemas de generar automáticamente órdenes de trabajo o fichas de trabajo sobre la base de órdenes de venta, programas de mantenimiento, etc. CAFM (asistido por ordenador de gestión de instalaciones).